Base de Conhecimento

O G3Chat transforma o seu número de WhatsApp em uma central de atendimento: vários atendentes respondem pelo mesmo número, as conversas são distribuídas por setores e boa parte do trabalho repetitivo pode ser automatizada.

O painel do G3Chat fica em acesso.g3chat.com.br. Funciona direto no navegador, sem instalar nada, no computador ou no celular.

Criar a conta

1. Acesse o painel e clique em Criar conta.
2. Preencha Nome da empresa, CPF do responsável, E-mail e Senha (mínimo de 8 caracteres).
3. Confirme. A primeira conta da empresa é criada como administrador, com acesso a todas as telas.

Entrar no painel

1. Informe Email / Usuário e senha e clique em Entrar.
2. Se a sua conta usa verificação em duas etapas, digite o código do aplicativo autenticador quando ele for pedido.

O menu lateral muda de acordo com o perfil. Administradores veem todas as opções. Atendentes veem só o que usam no dia a dia.

Barra superior

• Telefone: abre o discador para fazer ligações.
• Sino: notificações do sistema.
• Tela cheia e modo claro/escuro.
• Menu da conta (sua foto): Meu perfil, idioma, Documentação API e Sair.

Siga esta ordem. Cada etapa usa algo que foi configurado na anterior.

1. Conecte o WhatsApp. Sem conexão nenhuma mensagem chega. Ver tutorial
2. Crie as filas (ex.: Vendas, Suporte, Financeiro) e ative a distribuição automática se quiser dividir as conversas entre a equipe. Ver tutorial
3. Cadastre os usuários e vincule cada um às filas e conexões que vai atender. Ver tutorial
4. Crie o fluxo de boas-vindas com um menu que leva o cliente para a fila certa. Ver tutorial
5. Configure o horário de atendimento para responder quem chama fora do expediente. Ver tutorial
6. Cadastre mensagens rápidas para as respostas que a equipe mais repete. Ver tutorial
7. Faça um teste: mande uma mensagem de outro celular, passe pelo menu, aceite o atendimento, transfira e finalize.

Cada número de WhatsApp conectado ao G3Chat é uma instância. Você continua usando o mesmo número de sempre: o G3Chat entra como um aparelho conectado, igual ao WhatsApp Web.

1. No menu, clique em Conexões e depois em Nova Instância.
2. Dê um nome que identifique o número (ex.: “Comercial”). Se aparecer o botão Pagar para Conectar, conclua o pagamento da instância. Ela é liberada automaticamente em instantes.
3. No celular, abra o WhatsApp e toque em Menu (Android) ou Configurações (iPhone).
4. Toque em Aparelhos conectados e depois em Conectar um aparelho.
5. Aponte a câmera do celular para o QR Code exibido no painel.
6. Pronto: a instância passa a mostrar Conectado, e as novas mensagens começam a aparecer em Chat.

Em Conexões, cada instância tem opções próprias:

A instância aparece como Desconectado

1. Abra Conexões e clique na instância.
2. Gere o QR Code e leia novamente pelo celular, em Aparelhos conectados.
3. Se o QR Code não carregar, tente reiniciar a instância e depois recarregar o QR Code.

A instância mostra Restrição

O WhatsApp pode bloquear temporariamente um número de iniciar novas conversas, por exemplo depois de muitos envios para quem não tem o seu número salvo. Nesse caso:

• Confira os detalhes em Ver saúde da conta.
• Aguarde o fim do bloqueio temporário. Durante esse período continue respondendo quem procura você.
• Evite disparos em massa para listas frias e dê preferência a contatos que pediram para falar com a empresa.

Há uma fatura em aberto

Se a instância exigir pagamento, o painel mostra o aviso e o botão para pagar. Após a confirmação a instância é liberada automaticamente. Veja Financeiro e plano.

Filas são os setores do atendimento: Vendas, Suporte, Financeiro e assim por diante. Cada atendente vê apenas as filas às quais está vinculado.

1. No menu, clique em Filas e depois em Nova fila.
2. Informe o Nome (ex.: Vendas) e escolha uma Cor para identificar a fila na lista de conversas.
3. Se quiser, ligue a Distribuição automática (rodízio) e escolha o Modo de rotação: Sequencial (rodízio) ou Aleatório.
4. Salve. Depois vincule os atendentes à fila no cadastro de cada usuário.

1. No menu, em Aplicações, clique em Usuários e depois em Novo usuário.
2. Preencha Email, Nome do usuário (é o nome usado na assinatura do chat) e Senha (mínimo de 8 caracteres).
3. Em Filas vinculadas, marque os setores que a pessoa vai atender.
4. Em Conexões vinculadas, marque os números de WhatsApp a que ela terá acesso.
5. Em Perfil de acesso, escolha Atendente ou Admin.
6. Clique em Criar. Passe o e-mail e a senha para a pessoa entrar em acesso.g3chat.com.br.

Atendente ou administrador?

Para atendentes, você também pode liberar permissões específicas: Discador, Conversas, Contatos, Conexões, Fluxos, Filas, Tags, Kanban e Relatórios. Use Marcar todos para liberar tudo de uma vez.

O Chat Interno serve para a equipe combinar o atendimento sem sair do painel e sem misturar com as conversas dos clientes.

Conversa individual

1. Abra Chat Interno e clique no botão + e depois em Nova conversa.
2. Busque o colega pelo nome ou e-mail e selecione-o.
3. Escreva a mensagem ou use o clipe para anexar um arquivo.

Grupo interno

1. Clique em + e depois em Novo grupo.
2. Defina o Nome do grupo (ex.: Suporte N2) e marque os Membros.
3. Clique em Criar grupo. Para renomear ou mudar os participantes, use Editar grupo.

Organizar a lista

• Use a busca no topo da lista para achar uma conversa ou grupo pelo nome ou número.
• Em Opções, filtre Apenas não lidos ou ordene por Mais antigos para atender primeiro quem espera há mais tempo.
• Fixe até 4 conversas importantes no topo da lista com Fixar.
• Fechar todos encerra de uma vez todas as conversas da aba aberta, ou só as não lidas. Essa ação não envia mensagem ao cliente.

1. Aceitar

Conversas na aba Aguardando precisam ser aceitas antes de você responder. Abra a conversa e clique em Atender. Ela passa para a aba Atendendo com o seu nome.

2. Transferir

1. Com a conversa aberta, clique em Transferir.
2. Busque o colega e selecione-o.
3. Confirme em Transferir. A conversa sai da sua lista e vai para a dele.

Prefere que qualquer pessoa do setor pegue? Use Devolver para fila: a conversa volta para Aguardando.

3. Finalizar

Clique em Finalizar e, se quiser, informe o Motivo do encerramento (ex.: dúvida resolvida, cliente sem retorno). A conversa vai para Fechados.

Assumir e reabrir

• Assumir: pega para você uma conversa que está com outro atendente.
• Reabrir: volta a atender uma conversa da aba Fechados.

Anexos

Clique no clipe (Anexar) e escolha Imagem, Vídeo, Documento, Contato, Enquete ou Pix. Você também pode arrastar um arquivo para dentro da conversa.

Formatação

Use o botão de formatação ou digite direto: *negrito*, _itálico_, ~tachado~ e ```monoespaçado```. Ctrl+B aplica negrito.

Ações em uma mensagem

Passe o mouse sobre a mensagem e abra o menu de ações para Responder, Reagir, Copiar, Encaminhar, Editar ou Apagar. Mensagens muito antigas podem não permitir apagar.

1. Com uma conversa aberta, clique no botão Mensagens rápidas, no campo de mensagem.
2. Clique em Nova mensagem rápida.
3. Dê um título (ex.: Saudação) e escreva o texto da mensagem.
4. Se você é administrador, marque Compartilhar com toda a equipe (global) para que todos possam usar.
5. Salve. Para usar, abra o painel de mensagens rápidas e clique na resposta desejada.

No painel você alterna entre Minhas e Da equipe e pode buscar pelo título ou pelo texto.

Ideias de mensagens rápidas

• Saudação com o nome da empresa
• Pedido de dados para orçamento
• Formas de pagamento e prazo de entrega
• Endereço e horário de funcionamento
• Encerramento com pedido de avaliação

Mensagem privada (nota interna)

No campo de mensagem, ative Mensagem privada (nota interna). Enquanto ela estiver ativa, o que você escrever fica registrado na conversa para a equipe e não é enviado ao cliente. Clique de novo para desativar.

Anotações do contato

Em Ver dados do contato, use as Anotações internas (visível apenas para você) para lembretes pessoais sobre o cliente.

Assinatura do atendente

Ative a Assinatura do atendente e informe o nome que deve aparecer (ex.: Rafael). Ela é salva automaticamente e vale para todas as conversas até você desativar. O cliente sabe quem está falando com ele.

1. Abra Contatos. Busque por nome, telefone ou JID, e filtre por Todos, Pessoas ou Grupos.
2. Para cadastrar, clique em Novo contato, escolha a Conexão e informe Nome e Telefone (com DDI). Exemplo: 5511999998888.
3. Na linha do contato, use as ações para ligar, abrir o atendimento ou remover.

Os fluxos são a automação do G3Chat. Você monta o caminho da conversa arrastando blocos, sem programar.

1. No menu, clique em Fluxos e crie um novo fluxo. Escolha o tipo Conversa (WhatsApp). O tipo Voz é para ligações.
2. Todo fluxo começa no bloco Início: Gatilho, que define quando ele dispara. Veja gatilhos.
3. Arraste os blocos da coluna Componentes para a área de trabalho.
4. Ligue a saída de um bloco à entrada do próximo, puxando a bolinha da borda.
5. Clique em um bloco para editá-lo no painel Propriedades, à direita.
6. Clique em Salvar e ative o fluxo na chave do topo (aparece como Desativado enquanto estiver desligado).

Clique no bloco Início: Gatilho e escolha o tipo:

Tipo de correspondência

Informe as palavras em Palavras-chave (separadas por vírgula), por exemplo: promoção, orçamento, comprar.

1. Abra o fluxo e clique no bloco Início: Gatilho.
2. Ligue o Horário de atendimento. Desligado, o fluxo funciona a qualquer hora.
3. Escolha o Fuso horário (ex.: Brasília UTC−3).
4. Para cada dia da semana, informe o horário de início e de fim, ou marque Fechado.
5. Precisa de pausa no meio do dia? Use Adicionar intervalo (ex.: depois do almoço) para criar dois períodos no mesmo dia.
6. Escreva a mensagem que será enviada fora do horário e salve o fluxo.

O G3Chat já sugere um texto que você pode adaptar:

Olá! Nosso horário de atendimento é de segunda a sexta, das 08:00 às 18:00, e sábado, das 08:00 às 12:00. Recebemos sua mensagem e retornaremos assim que possível.

1. Ligue o Início: Gatilho a um bloco Menu.
2. No campo Texto, escreva a pergunta (ex.: “Olá! Como podemos ajudar?”) e, se quiser, um rodapé.
3. Em Exibir como, escolha Automático, Botões, Lista ou Texto numerado.
4. Cadastre as opções: Vendas, Suporte, Financeiro…
5. Configure a mensagem para resposta inválida e, se quiser, a fila para onde vai quem não escolher nenhuma opção válida.
6. Ligue cada saída do menu a um bloco Fila de Atendimento (escolhendo a fila) ou Transferir p/ Atendente (escolhendo a pessoa).
7. Salve e ative o fluxo. Teste mandando uma mensagem de outro celular.

Guardar uma resposta

1. Adicione um bloco Entrada do Usuário com a Pergunta (ex.: “Qual é o seu CEP?”).
2. Em Salvar resposta em (variável), escreva um nome simples, como cep.

Decidir o caminho

No bloco Se/Então, informe a variável, o operador e o valor de comparação. Os operadores disponíveis:

• Igual a
• Diferente de
• Contém
• Começa com
• Está vazio
• Não está vazio
• Está em (lista separada por vírgula)

Exemplo: se cep Começa com 12, siga para a fila da loja de São José dos Campos; senão, para a fila geral.

Exemplo: consultar um pedido

1. Entrada do Usuário: pergunte o número do pedido e salve em pedido.
2. Requisição HTTP: chame a API do seu sistema e salve a resposta em apiResponse.
3. Se/Então: verifique a resposta e envie o status ao cliente com um bloco Texto.

Para integrar sistemas que precisam enviar mensagens pelo G3Chat, consulte a Documentação API, no menu da sua conta.

O bloco Agente IA (GPT) faz a IA conversar com o cliente usando um prompt (as instruções) que você escreve. Quando o cliente pede um humano, a conversa vai para a equipe.

1. Abra o fluxo e adicione o bloco Agente IA (GPT), do grupo Integrações, depois do gatilho ou de uma opção do menu.
2. Em credencial, clique em + para cadastrar sua chave da OpenAI (um nome e a chave). Depois, escolha-a em Selecione uma credencial.
3. Escolha o modelo: GPT-4o mini (rápido e barato, ótimo para a maioria dos casos) ou GPT-4o (respostas mais elaboradas).
4. Escreva o prompt do agente. Veja o modelo no próximo artigo.
5. Informe as palavras que fazem a IA passar para um humano (ex.: atendente, falar com humano) e a mensagem enviada nesse momento.
6. Ligue a saída do agente a um bloco Fila de Atendimento para que a equipe receba quem pediu um humano.
7. Salve, ative e teste com perguntas reais dos seus clientes.

O prompt é o manual do seu agente. Quanto mais claro, melhores as respostas. Inclua sempre:

• Quem ele é: nome, empresa e tom de voz.
• O que ele sabe: produtos, preços, horários, endereço, prazos, formas de pagamento.
• O que ele não pode fazer: inventar preços, prometer prazos, dar descontos.
• Quando chamar um humano: reclamações, negociação, assuntos fora da lista.

Modelo para adaptar

Você é a Ana, assistente virtual da Loja Exemplo.
Fale de forma simpática, em frases curtas, como no WhatsApp.

Informações:
- Horário: segunda a sexta, 8h às 18h; sábado, 8h às 12h.
- Entrega em até 3 dias úteis na capital.
- Pagamento: Pix, cartão em até 6x e boleto.

Regras:
- Responda apenas sobre a Loja Exemplo.
- Nunca invente preços, prazos ou descontos. Se não souber, diga
  que vai chamar um atendente.
- Se o cliente quiser negociar, reclamar ou pedir um humano,
  diga que vai transferir para a equipe.

No primeiro acesso ao Kanban, o G3Chat cria três quadros prontos: Atendimento, Vendas e Suporte. Você pode usá-los do jeito que estão, ajustar as colunas ou criar outros quadros.

Montar o quadro

• Crie um quadro novo escolhendo um dos modelos, ou use os que já existem.
• Adicionar coluna cria uma etapa; o ícone de lixeira remove a coluna e seus cartões.
• Adicionar cartão cria um cartão com título e descrição. Arraste o cartão entre as colunas ou use Mover para.

Ligar uma conversa ao Kanban

1. Na conversa, clique em Vincular ao Kanban.
2. Escolha o Quadro e a Coluna.
3. Selecione um Cartão existente ou Criar novo cartão, com um Resumo do atendimento.
4. Clique em Vincular. No cartão aparecem os Atendimentos vinculados.

1. No menu, clique em Mensagens Agendadas e depois em Nova mensagem agendada.
2. Escolha a Conexão que vai enviar.
3. Defina a Data e hora de envio, sempre no futuro.
4. Selecione os Destinatários (chats e/ou grupos).
5. Adicione as mensagens: texto, imagem, vídeo, áudio (pode gravar na hora) ou arquivo, com legenda opcional. Elas são enviadas em sequência, no horário marcado.
6. Clique em Agendar.

Fazer uma ligação

1. Clique no ícone de telefone na barra superior para abrir o discador.
2. Escolha a Conexão.
3. Digite o número no Teclado (com DDI) ou escolha alguém na aba Contatos.
4. Clique em Ligar.

Também dá para ligar direto da conversa ou da lista de contatos.

Receber

Quando um cliente liga, o painel mostra a chamada com as opções Atender e Recusar chamada.

Histórico

A aba Histórico do discador lista as ligações de entrada, saída e perdidas.

Em Financeiro você encontra:

• Plano contratado e o valor por instância (cada número conectado).
• Instâncias ativas e o Total a pagar.
• Histórico de pagamentos, com as faturas e o status de cada uma (Pendente, Paga, Em atraso…).
• Os botões Pagar agora e 2ª via em cada fatura.

Dúvidas sobre plano ou cobrança? Fale com a equipe pelo WhatsApp (12) 99208-8799 ou pelo e-mail contato@g3chat.com.br.

Configurações → Notificações

Ligue Som ao receber mensagem para ouvir um aviso quando chegar mensagem nova (WhatsApp ou Chat Interno), exceto da conversa que você está vendo. A opção vale para o navegador que você está usando. Use Testar som para conferir.

Configurações → Grupos (administrador)

Com Somente admins podem ver os grupos ligado, os atendentes deixam de ver os grupos do WhatsApp em todo o sistema (Chats, Contatos, Kanban e Mensagens Agendadas) e não recebem as mensagens deles. A regra vale para todos os usuários da empresa.

Meu perfil

No menu da conta, em Meu perfil, você troca a foto (PNG, JPG, WEBP ou GIF até 4 MB), o e-mail e a senha.

Idioma e tema

Também no menu da conta, escolha o idioma do painel (Português, English, Español ou العربية) e alterne entre Modo claro e Modo escuro.